Email aziendale: come usarla in modo professionale

Le email aziendali che inviamo ogni giorno sono il primo segnale di professionalità che trasmettiamo. In questo post ti spiego l’importanza di avere un indirizzo email professionale.

In un passato remoto (informatico s’intende) avere le caselle di posta con domino personale era considerato un di più, che offriva un’immagine “corporate” della propria attività, caratteristica delle grandi organizzazioni.

Oggi abbiamo la possibilità di registrare il proprio dominio in autonomia: le regole di assegnazione dei domini si sono molto semplificate e con costi ridotti si può mantenere attivo il proprio dominio.

Come è fatto un indirizzo e-mail

Ogni indirizzo email si compone di due parti: nome_utente@dominio. Il nome_utente è il nome scelto per identificare una singola persona o il ruolo che identifica (es: mario_rossi@dominio.it o amministrazione@dominio.it). Il dominio è il nome univoco posto dopo il simbolo @ nell’indirizzo email. In un indirizzo di posta professionale identifica il nome della tua organizzazione.

Registrare il Dominio

Il primo passo per avere una casella email professionale è registrare il proprio dominio. Per i clienti che intendono avvalersi di caselle email del tipo: @yahoo.it, @google.com, etc. il mio consiglio è di registrare il proprio dominio personale.

A livello tecnico, non c’è (quasi) nulla in contrario con i domini dei grandi provider internazionali. La loro casella email ha le stesse caratteristiche di una casella personalizzata (nome.cognome@ilmiodominio.it), ma quello che restituisce un dominio registrato è un vantaggio in termini di immagine.

Al contrario di quello che si può credere, utilizzare una casella di posta non personale potrebbe restituire un immagine di se povera, poco attenta ai dettagli. Per questo motivo, anche se non ci sono molte differenze tra le varie caselle di posta, consiglio sempre di personalizzarle a livello di dominio.

Scegliere il nome_utente

Una volta deciso il provider del servizio email, non rimane altro che scegliere il nome_utente, che precede il Dominio. Le regole da rispettare sono le seguenti.

• Univocità: l’indirizzo email deve essere univoco in tutta la Rete.
• Assenza di spazi: gli indirizzi non possono contenere spazi.
• Assenza di caratteri speciali: gli indirizzi di posta non possono contenere caratteri speciali. Sono consentiti solo il punto ( . ), trattino ( – ) e il carattere underscore ( _ ).
• Presenza del carattere speciale @: è sempre presente delimita il nome utente dal nome del provider.

Quando configuri un indirizzo email personale, avvalendoti di fornitori di servizi in Cloud come Microsoft Exchange, puoi configurare liste di distribuzione o indirizzi alias. Vediamoli nel dettaglio.

Indirizzo email aziendale e liste di distribuzione

Una lista di distribuzione è una casella email virtuale che inoltra i messaggi a altri indirizzo email.

Faccio un esempio

Immaginiamo la “Bianchi Costruzioni” (bianchicostruzioni.it), con l’ufficio vendite composto da Roberto Bianchi e Marta Galli. Ad ognuno di questi dipendenti viene assegnata una casella e-mail (“account”) del tipo roberto.bianchi@bianchicostruzioni.it, marta.galli@bianchicostruzioni.it. All’ufficio vendite viene definito la email: “vendite@bianchicostruzioni.it” che inoltra le e-mail agli indirizzi indicati:

Ai clienti verrà fornito l’indirizzo “vendite@bianchicostruzioni.it” per tutte le loro esigenze, alle quali i due addetti risponderanno, avendo cura di non sovrapporsi, utilizzando il loro indirizzo personale.

Indirizzo email aziendale e alias email

Si tratta di un indirizzo di posta elettronica alternativo che fa capo a un indirizzo di posta principale. Un alias permette di attribuire un nuovo nome utente alla nostra casella email creando così un nuovo indirizzo che farà sempre capo alla stessa casella di posta.

Ad esempio la casella email: mario.rossi@dominio.it potrà avere come alias: mario@dominio.it. Le email verranno inoltrate all’indirizzo di posta elettronica principale.

I vantaggi di un indirizzo email aziendale

Riassumo in seguito i vantaggi che portano le organizzazioni ad utilizzare un indirizzo email professionale.

• Indirizzo univoco che identifica l’azienda: il nome dominio è lo stesso della tua impresa. Questo denota maggiore professionalità ed è più facile da memorizzare.
• Accesso online: rimani in contatto diretto con i membri del tuo team, con i tuoi partners e i tuoi clienti. Puoi programmare riunioni con persone fuori ufficio, condividendo con loro i calendari e tutti i documenti.
• Sicurezza e affidabilità: hai a disposizione strumenti aggiornati di difesa contro malware e posta indesiderata, di prevenzione della perdita dati, server ridondanti e un servizio sempre pronto a fronteggiare nuove minacce.
• Rimani sempre in contatto: i servizi email e i calendari sono accessibili da qualsiasi posto ti trovi.

Articoli di approfondimento

• Cloud email: la soluzione sicura per i tuoi messaggi di posta
• Migliorare la sicurezza delle informazioni con l’archiviazione in Cloud delle email
• Come ottimizzare l’utilizzo delle Email in azienda
• Come ripristinare il backup delle email con Microsoft Outlook

Utilizzi un indirizzo email aziendale? La tua opinione

Le email aziendali sono il primo segno di professionalità che trasmettiamo al Cliente. Vorrei conoscere la tua opinione. Utilizzi un indirizzo email professionale in azienda? Lasciami la tua opinione nei commenti.