La videoconferenza: i vantaggi per le aziende

by Laura Daccò

La comunicazione e la condivisione di informazioni in azienda deve avvenire in maniera semplice e veloce. Skype ti permette di creare videoconferenze ovunque ti trovi. In questo post le caratteristiche e i dettagli della versione dedicata all’ufficio, denominata “Skype For Business“.

Skype è un software gratuito che può essere implementato su qualsiasi dispositivo: dagli smartphone ai tablet, dai computer alle Tv di ultima generazione.

[Aggiornamento Novembre 2017] Skype per PC Desktop: il cambiamento radicale nel design

Con l’ultima versione del programma, Microsoft ha cambiato in modo radicale la grafica. La nuova release è presente per i dispositivi Mac e per le versioni Windows 7,8 e Windows 10. I temi personalizzabili della nuova versione di Skype ti permettono di:

scegliere il colore della grafica;
ordinare gli elenchi di chat in maniera cronologica, in base ai messaggi non letti e allo stato.

Inoltre il nuovo pannello di notifica ti permette di gestire:

le menzioni nelle chat di gruppo;
le reazioni ai messaggi e le chiamate perse.

Pianificare riunioni con Skype meeting broadcast

Microsoft ha introdotto in Skype for Business la funzione Skype Meeting Broadcast. La funzione consente di pianificare, produrre e trasmettere riunioni (o eventi) a destinatari online.

Il massimo numero di partecipanti è di 10.000 utenze. In Skype Meeting Broadcast è possibile gestire i profili di accesso, impostando i permessi di visibilità di ogni ospite:

Anonimo: chiunque, in possesso del collegamento della riunione, può partecipare anche se esterno all’azienda.
Protetto: è consentito partecipare solo agli utenti invitati al meeting. Attraverso questa opzione dovrai inserire gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare.
Tutta l’azienda: possono aderire tutti i membri dell’azienda attraverso nome utente e password aziendali.

E’ inoltre possibile personalizzare la riunione aggiungendo un feed “Yammer” o “Bing Pulse”. Questo consentirà agli utenti che partecipano all’evento di valutare il loro coinvolgimento e la loro soddisfazione.

I vantaggi di Skype for Business

Vediamo alcuni vantaggi della versione di Skype, dedicata all’ufficio.

Utenze fino ad un limite di 250 persone. Le utenze sono gestite nelle attività di messaggistica, video chiamate e condivisione dello schermo.
Office condiviso. Permette di collegarti con i tuoi colleghi e partecipare in maniera attiva alla modifica dei documenti.
Protezione delle conversazioni. I colloqui sono protetti da autentificazione e crittografia avanzata.
Gestione degli account dei dipendenti. Permette l’aggiunta o la rimozione delle persone incluse nell’abbonamento. E’ possibile assegnare caratteristiche in base all’esigenza di collaborazione.

Come gestire le videoconferenze con Microsoft Outlook

Nell’ultima versione di Office 2016 e Office 365, le funzionalità di Skype, sono presenti anche in Outlook. Per creare videoconferenze Skype con Outlook seleziona la voce Riunione Skype nella sezione Riunione.

Comparirà una finestra che permette di inviare l’email di partecipazione. In questo riquadro, oltre che a impostare i destinatari, puoi fare altre azioni tra cui: scegliere il luogo della riunione (su Skype o in una sala dedicata della tua azienda), data e ora. Inoltre puoi anche inserire una breve descrizione degli argomenti trattati.

Se in azienda utilizzi il calendario condiviso di Outlook, puoi controllare se i partecipanti sono disponibili all’ora prestabilita, grazie al comando Pianificazione. La finestra, che compare al click, contiene l’agenda di ciascuna persona. Ciò ti permette di organizzare la riunione quando nessuno ha altri impegni.

Come partecipare alle videoconferenze

Qualche istante prima dell’ora stabilita, riceverai una email con il link Partecipa alla riunione. Una volta cliccato sul link atterrerai nella pagina della Web App di Skype For Business, dove parteciperai alla riunione.

Cliccando sull’icona dello schermo puoi creare, in maniera condivisa, un file modificabile da tutti i partecipanti. Questo file deve essere caricato su OneDrive For Business, non puoi utilizzare un documento presente in locale.

OneDrive for Business

OneDrive for Business è integrato nella nuova versione di Office. Ti permette di archiviare, condividere e sincronizzare i file di lavoro presenti nel Cloud da qualsiasi dispositivo. Inoltre abilita la modifica dei documenti in contemporanea con altre persone.