Come migliorare la sicurezza delle informazioni con l’archiviazione in Cloud delle email

L’email è uno strumento fondamentale per la comunicazione interna alle aziende. L’utilizzo della posta elettronica presuppone la gestione del server, l’archiviazione e la risoluzione di eventuali criticità.

La nuova frontiera dei processi aziendali, il Cloud, permette di ridurre e ottimizzare i tempi di gestione dei sistemi dediti alla posta elettronica.

In questo articolo descrivo i vantaggi che puoi ottenere utilizzando l’archiviazione in Cloud delle email.

La differenza tra un server email e l’archiviazione in Cloud

Prima della diffusione del Cloud le email venivano memorizzate su server fisici. Per garantire il corretto funzionamento e prevenire criticità questi sistemi venivano ridondati su altre macchine nella stesso luogo.

Questo però non garantiva un servizio efficacie, poiché la gestione prevedeva la necessità di un team di sviluppo per ripristinare il servizio a seguito di un guasto macchina o un’infezione virus. Inoltre questa soluzione richiede un’infrastruttura IT idonea alla gestione delle licenze e delle cartelle di ogni singolo utente.

Memorizzare le email in un sistema Cloud ti permette di avere a disposizione l’archivio della posta su macchine virtuali. Ciò garantisce la riduzione della probabilità della perdita di dati, poiché ogni informazione è presente su altri server, in luoghi diversi, e sincronizzati in modo automatico.

Una soluzione di questo genere permette di far evolvere la tua azienda, implementare soluzioni di ultima generazione ed essere conforme alle nuove normative sul trattamento dei dati.

L’immagine qui sopra riportata mostra a grandi linee il funzionamento dell’archiviazione in Cloud delle email rispetto a quella con sistema POP3.

I vantaggi dell’archiviazione in Cloud

I vantaggi che puoi ottenere con l’archiviazione in Cloud delle email sono numerosi e si possono dividere in tre macro-categorie.

1. La sicurezza e l’affidabilità.
2. La facilità di utilizzo e la gestione.
3. La riduzione della spesa e dei tempi di lavoro.

Vediamole nel dettaglio.

La sicurezza e l’affidabilità 

La sicurezza delle informazioni è fondamentale per le aziende. Utilizzando una soluzione Cloud ottieni misure di sicurezza avanzate e affidabili.

• L’archiviazione sul posto.
  In presenza di rischio di controversia, le aziende sono tenute a conservare determinate informazioni. Questo potrebbe richiedere la necessità di conservare tutti i messaggi di posta relativi a un argomento o di determinati individui.
  Per evitare l’eliminazione di messaggi importanti l’amministratore della posta elettronica può applicare dei blocchi totali o parziali alle caselle di posta degli utenti.

• La protezione dei dati.
  I dati vengono ospitati su datacenter distribuiti a livello globale con procedure di Backup e funzionalità avanzate di ripristino di emergenza.
  Nonostante la localizzazione dei server in luoghi diversi, il controllo dell’ambiente rimane del reparto IT della tua azienda. Con questo servizio i tecnici potranno gestire gli archivi in Cloud dall’interfaccia di amministrazione della posta elettronica.

La facilità di utilizzo e di gestione

L’archiviazione in Cloud permetterà di utilizzare con semplicità la piattaforma ed essere produttivo. Con questa soluzione potrai:

• accedere all’email archiviata da qualsiasi dispositivo senza utilizzare diverse interfacce utente;
• migliorare le prestazioni poiché sarà possibile gestire le email archiviate dalla posta in arrivo senza dover salvare alcun file in formato .PST in locale.

La riduzione della spesa e dei tempi di lavoro

Tutte le soluzioni Cloud, quindi anche l’archiviazione della posta, permettono all’azienda di ottenere diversi benefici concreti, quali:

• il passaggio da spesa capitale a spase operativa, la spesa è proporzionata all’utilizzo del servizio. Si riduce e si annulla il costo di sviluppo dei sistemi per la gestione della posta;
• la riduzione del TCO (Total Costo of Ownership), in quanto si riducono i costi del ciclo di vita delle infrastrutture legate all’acquisto, installazione e manutenzione;
• la semplificazione dei servizi e delle risorse IT, poiché si riducono i processi relativi alla gestione della posta;
• la dismissione delle infrastrutture datate;
• l’opportunità di ampliare il servizio di posta con dei semplici passaggi.

Per maggiori informazioni sull’argomento leggi l’articolo “Posta elettronica aziendale in Cloud: perché adottarla”.

Tutti questi vantaggi permettono di implementare in azienda sistemi flessibili, configurabili in base alle necessità, disponibili e raggiungibili, migliorando così il livello collaborativo tra le persone.

La soluzione: posta elettronica in Cloud con Microsoft Exchange

In commercio esistono diverse soluzioni che ti permettono di archiviare la posta elettronica in Cloud, un esempio è Mailbox Exchange di Reevo.

Mailbox Exchange è un sistema di gestione della posta elettronica in Cloud, scalabile e flessibile che consente di comunicare e collaborare con i colleghi sfruttando le potenzialità del Web e di Microsoft Outlook®. Questo grazie ad un server Microsoft Exchange, sempre disponibile, aggiornato e monitorato con una tecnologia Antispam di ultima generazione.

Per maggiori informazioni leggi l’articolo “Come archiviare la posta elettronica e non perdere dati importanti”, oppure compila il modulo di contatti. Ti risponderemo al più presto.

Come migliorare la sicurezza delle informazioni con l’archiviazione in Cloud delle email. Le conclusioni

La posta elettronica è uno strumento fondamentale per le aziende. L’archiviazione delle email su server on-premise può portare a numerosi rischi di sicurezza. Adottare una soluzione di archiviazione in Cloud ti permette di rimanere aggiornato con le ultime normative in vigore per la sicurezza dei dati, ripristinare in emergenza le caselle degli utenti nel minor tempo possibile e proteggere a 360 gradi i messaggi di posta elettronica contro eventuali perdite.

In questo articolo ti ho descritto i vantaggi che puoi ottenere adottando l’archiviazione in Cloud in azienda. Ora tocca a te. Che archiviazione utilizzi? Come salvaguardi le tue email?