Come ottimizzare l’utilizzo delle Email in azienda

Le email sono lo strumento più utilizzato per comunicare in azienda. I dati parlano chiaro: la Digital Marketing Ramblings (DMR), nel report del 2015, ha stimato una ricezione media di circa 120 email al giorno per dipendente.

In questo articolo ti descrivo come puoi ottimizzare l’utilizzo dell’email aziendale.

Un utilizzo non corretto delle email comporta spiacevoli conseguenze tra cui la perdita dei messaggi importanti e le incomprensioni. Come evitare tutto questo? Ti consiglio di seguire questi tre semplici passaggi:

1. aumenta l’efficacia del testo;
2. organizza i destinatari;
3. affianca alle tue email telefonate ed incontri personali.

Vediamoli nel dettaglio.

Aumenta l’efficacia del testo della email aziendale

Ottimizzare la stesura della email aziendale consente di mettere nelle condizioni migliori il destinatario del messaggio e ridurre il flusso di messaggi inviati.

Per agevolare la lettura del destinatario e aumentare l’efficacia dell’email puoi seguire questi sei passaggi.

1. Specifica l’argomento del messaggio

Nell’oggetto della email è bene specificare in modo chiaro l’argomento del messaggio. Questo permette al destinatario di capire il livello di urgenza e l’obiettivo della comunicazione.

2. Scrivi con semplicità

Per la stesura della tua email la regola principale è scrivere semplice: periodi brevi e composti da poche frasi.

Un altro fattore rilevante è la struttura del testo. Un’interlinea troppo stretta o troppo larga può dare fastidio al lettore. È bene regolare la spaziatura tra le righe e i paragrafi in modo che sia uniforme e graficamente corretta.

3. Utilizza gli elenchi puntati

Se il corpo del testo contiene una sequenza, come ad esempio:

• l’elenco delle attività svolte,
• l’elenco dei punti da verificare

è buona cosa utilizzare il punto elenco.

Questo elemento struttura il testo secondo una logica più chiara e ti permette di sottolineare eventuali priorità.

4. Riduci la quantità del testo

Il corpo della email deve essere un testo breve e conciso, che arrivi dritto al punto. Se noti che stai scrivendo troppo, puoi scegliere fra due opzioni: ridurre il testo o scrivere un semplice “Incontriamoci di persona, così ti spiego a voce i dettagli”.

5. Inserisci l’urgenza

Se stai per inviare un messaggio importante puoi inserire l’urgenza. La priorità alta è un’opzione selezionabile alla creazione di una nuova email. Nell’immagine sottostante ti mostro come puoi attivare questa opzione nel software di posta elettronica Microsoft Outlook. Non abusarne però!

6. Ricorda: le persone sono suscettibili per natura

Quando scrivi un messaggio devi pensare anche al tuo interlocutore.

Devi riuscire a trasmettere nel messaggio le “sensazioni” che vuoi suscitare. Quindi rileggi, poni attenzione alla cadenza delle frasi e rileggi di nuovo. Solo così puoi essere sicuro di ridurre le eventuali incomprensioni con il destinatario.

Organizza i destinatari delle email aziendale

Ottimizzare la stesura del testo è il primo step che ti permette di ridurre il numero di email che arrivano nella tua casella di posta.

Il secondo passaggio è quello di gestire il flusso dell’email aziendale. Come fare? Non servono software per gestire questo flusso, ma semplici azioni come:

1. scegliere con accuratezza i destinatari e le persone in Copia Conoscenza;
2. suddividere i destinatari secondo una logica di progetto.

Vediamo queste azioni nel dettaglio.

1. Scegliere con accuratezza i destinatari e le persone in Copia Conoscenza

Dopo aver riletto il messaggio ed essere sicuro che sia facile da comprendere è bene scegliere i destinatari e i Copia Conoscenza che potrebbero essere realmente interessati alle informazioni.

In azienda vengono inviate numerose email “di servizio”, ovvero richieste di informazioni come “Dove posso trovare quel determinato file?”.

In queste email bisogna inserire solo il diretto interessato.

Se invece sei coinvolto in un progetto, con più persone, è bene riassumere in un’unica comunicazione esplicativa i passaggi effettuati.

2. Suddividere i destinatari secondo una logica di progetto

Suddividi i collaboratori secondo un criterio di progetto. Le mailing list, oltre alla comodità di inserire in una volta sola gli indirizzi dei destinatari a cui vuoi mandare il messaggio, permettono di evitare alle altre persone di essere inserite in comunicazioni che non li riguardano.

Per quanto riguarda le risposte a messaggi con più destinatari è bene scegliere se rispondere a tutti o solo a chi ha richiesto la tua attenzione.

Affianca alle email telefonate ed incontri personali

L’ultimo passaggio che si può effettuare per ridurre il flusso dell’email aziendale è rispondere alla seguente domanda ogni volta che si riceve un messaggio: è meglio rispondere tramite una email, un incontro o fare una telefonata?

Questa domanda ti permette di “calibrare”, in base alla situazione, in quale modo rispondere al messaggio. La scelta dello strumento di risposta è già di per sé un messaggio:

• di maggiore attenzione se scegli di rispondere tramite telefonata o incontro;
• di minore attenzione se rispondi tramite email.

Nonostante la scelta della telefonata come canale di risposta la email è sempre utile:

• prima di una chiamata, per richiedere la disponibilità del destinatario;
• dopo una chiamata, per ritornare sulle cose non dette o riassumere la chiamata stessa.

Come ottimizzare l’utilizzo dell’email aziendale: le conclusioni

La Digital Marketing Ramblings (DMR), nel report del 2015, ha stimato che un lavoratore di ufficio riceve, in media, circa 120 email al giorno. Ottimizzare l’utilizzo delle email può portare a numerosi vantaggi come la riduzione delle incomprensioni e l’aumento della collaborazione tra persone. In questo post ho elencato i passaggi che puoi utilizzare per ottimizzare l’utilizzo dell’email aziendale.

Ora tocca a te. Che soluzioni adotti per ottimizzare l’utilizzo dell’email aziendale?