Come archiviare la posta elettronica e non perdere dati importanti

by Andrea Ruffinazzi

Nelle aziende e negli studi professionali l’archiviazione della posta elettronica viene effettuata in locale, sui computer dei collaboratori. Questa procedura di salvataggio potrebbe causare, in alcuni casi, la perdita di dati importanti.

Hai mai pensato a cosa succederebbe se perdessi i messaggi della tua casella di posta?

In questo articolo descrivo due soluzioni professionali per archiviare i messaggi di posta e prevenire danni a volte incalcolabili.

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La posta elettronica veicola informazioni rilevanti per l’azienda. Per questo motivo non puoi permetterti di salvare le email solo sul tuo computer.

La necessità di avere più copie dei messaggi nasce da diversi fattori, uno dei quali è il forte aumento degli attacchi di Cybercrime, come dimostra la ricerca dell’Internet Security Threat Report del 2017.

Il tasso globale di attacchi tramite email è aumentato rispetto all’anno scorso, raggiungendo un valore di +54,2 %.

Come archiviare la posta elettronica in azienda

Le aziende hanno la necessità di implementare soluzioni che gli garantiscano una casella di posta sicura, disponibile su qualsiasi dispositivo e affidabile per l’archiviazione di messaggi importanti.

In commercio esistono diverse soluzioni. Vediamo quali.

Le soluzioni On premise. Queste soluzioni vengono installate sui computer di ogni singolo utente;
Le soluzioni in Cloud, sono soluzioni professionali accessibili tramite l’utilizzo del Web.

Le soluzioni On Premise per archiviare la posta elettronica

Con il termine on premise si fa riferimento alla fornitura di programmi informatici installati e gestiti attraverso computer locali. Deriva dall’inglese “on the premises”: nelle sedi, nei locali (del titolare della licenza).

Questa soluzione è adatta per strutture di grande dimensione con server dedicati alla posta e reti potenti. I vantaggi nell’utilizzare soluzioni di questo tipo sono:

il controllo dei dati. E’ possibile configurare il bakcup delle email, scegliendo la frequenza di salvataggio dei dati. Configurando la rete e i sistemi di controllo si eviterà di andare incontro a possibili minacce;
la personalizzazione delle attività. Potrai configurare la dimensione di ogni casella di posta.

Gli svantaggi di questa soluzione riguardano:

la gestione dei costi economici iniziali e di mantenimento dell’infrastruttura hardware, come la gestione della rete, e software per la licenza dei prodotti;
la mancata flessibilità di implementazione a seguito della crescita delle esigenze degli utenti.

Le soluzioni in Cloud per archiviare la posta elettronica

La posta elettronica in Cloud è ideale per strutture che non possiedono un server dedicato alla posta.

Per maggiori informazioni sulla posta elettronica in Cloud puoi leggere l’articolo “Posta elettronica aziendale in Cloud: perché adottarla”.

Vediamo alcuni vantaggi di questa soluzione.

Scalabilità a portata di mano. Puoi utilizzare una sola licenza per tutti i dispositivi su cui vuoi controllare la posta elettronica. Puoi aumentare o diminuire il numero di caselle a seconda delle esigenze.
Costi controllati. In commercio esistono numerose soluzioni per la posta elettronica in Cloud. Puoi scegliere quella più vantaggiosa in base alle tue esigenze.
Difesa dalle frodi. La posta elettronica in Cloud ha elevati sistemi di protezione come l’autenticazione a due fattori. E’ possibile garantire inoltre la continuità lavorativa, con avanzati sistemi di backup.
Software e hardware sempre aggiornati. Non dovrai tenere occupati i tuoi responsabili IT nella gestione o mantenimento della posta elettronica. Il compito è delegato al tuo provider di servizio di posta elettronica in Cloud.

Di seguito la soluzione Mailbox Exchange, che propongo alle aziende per la gestione della posta elettronica in Cloud.

La soluzione di archiviazione della posta elettronica in Cloud: Mailbox Exchange

Mailbox Exchange è un sistema di gestione della posta elettronica scalabile e flessibile che consente di comunicare e collaborare con i colleghi sfruttando le potenzialità del Web. Questo grazie ad un server Microsoft Exchange gestito, sempre disponibile, aggiornato e monitorato con una tecnologia Antispam di ultima generazione.
La copia multipla degli archivi di posta garantisce la disponibilità dei dati contro guasti hardware. Con Mailbox Exchange si possono condividere:

documenti;
rubrica;
agenda;
calendario.

La posta è consultabile da qualsiasi dispositivo come palmare, PC, Desktop e Smartphone.
La sincronizzazione automatica consente, senza la necessità di un software di gestione, di trovare la posta suddivisa in cartelle sempre allineate. La sincronizzazione in remoto è garantita ovunque ci si colleghi.

Il servizio di Mailbox Exchange, è un prodotto totalmente italiano e fornito dal nostro fornitore di servizi ReeVo. Questa soluzione offre alle aziende:

Datacenter italiani;
Protocollo MAPI. Si tratta di uno standard che consente di replicare l’intera casella di posta su ogni dispositivo da cui viene fruita, lasciando i dati al sicuro sul server. Il suo utilizzo è consigliato nelle aziende con problemi di connettività. La banda, infatti, viene occupata solo per sincronizzare le differenze tra le email presenti sul proprio computer e sul Server. E’ compatibile in modo nativo con Windows 10, Outlook, iOS, Android, Mac OS.
(Sono disponibili anche i protocolli IMAP e POP).
Antispam: Il filtro antispam è uno strumento che permette di filtrare le email, in base alle caratteristiche standard dello spam come parole chiave o allegati, e inserirle nella cartella Posta indesiderata.
Licenza sempre aggiornata all’ultima versione del programma Microsoft Outlook® per la gestione efficiente della posta elettronica, calendario personale e condiviso, allegati, riunioni e molto altro.

Per maggiori informazioni su questo sistema di posta elettronica puoi contattarci compilando il seguente modulo di contatto.