La videoconferenza: i vantaggi per le aziende

Oggi si viaggia molto per lavoro. Per non perdere i primi passi di tuo figlio o della tua nipotina hai utilizzato un software come Skype. L’hai mai utilizzato in azienda per fare delle videoconferenze con i tuoi collaboratori?

Se non lo hai ancora provato, in questo post ti illustro le caratteristiche e i vantaggi di questo potente strumento di comunicazione.

Skype è un software gratuito che può essere implementato su qualsiasi dispositivo: dagli smartphone ai tablet, dai computer alle Tv di ultima generazione. Vediamo alcuni vantaggi della versione dedicata all’ufficio, chiamata Skype For Business.

• Aumenta le utenze fino ad un limite di 250 persone nelle attività di messaggistica, videochiamate e condivisione dello schermo;
• utilizza Office, ti permette di collegarti con i tuoi colleghi e partecipare in maniera attiva alla modifica dei documenti;
• protegge le tue conversazioni, in questa versione i colloqui sono protetti da autentificazione e crittografia avanzata;
• gestisce gli account dei dipendenti e le funzionalità, permettendo l’aggiunta o rimozione delle persone nell’abbonamento e l’assegnazione di caratteristiche in base all’esigenza di collaborazione.

Ti mostro alcune delle funzionalità, elencate in precedenza, utilizzando un video (in lingua inglese).

Può sembrare difficile entrare nell’ottica di videoconferenze online

L’ emozione che si prova a parlare con le persone faccia a faccia è unica. Il modo di comunicare non potrebbe essere più stimolante, ma esistono software che possono ricreare queste situazioni. Skype abbatte le distanze creando delle videoconferenze coinvolgenti ed efficaci.

Il video (in lingua inglese) qui sopra fornisce un esempio dell’utilizzo professionale di questo software in azienda. L’interattività permette la collaborazione con tutti, anche se sono in diverse parti del mondo.

Videoconferenze in Outlook

Nell’ultima versione di Office 2016 e Office 365, puoi trovare delle funzionalità di Skype anche in Outlook, il tuo client di post elettronica preferito. Se vuoi approfondire l’argomento sulle novità del pacchetto Office ti consiglio di leggere: ”Office 2016 le principali funzioni che migliorano la tua produttività”.

La creazione di videoconferenze con Skype è molto semplice. Dalla tua pagina Outlook nella sezione Riunione seleziona la voce Riunione Skype.

Comparirà una finestra che permette di inviare l’email di partecipazione. In questo riquadro, oltre che a impostare i destinatari, puoi fare altre azioni tra cui: scegliere il luogo della riunione (su Skype o in una sala dedicata della tua azienda), data e ora. Inoltre puoi anche inserire una breve descrizione riguardante gli argomenti trattati.

Se in azienda utilizzi con i tuoi collaboratori il calendario condiviso che offre Outlook, puoi controllare se i partecipanti sono disponibili a quella determinata ora grazie al comando Pianificazione. La finestra, che compare al click, contiene l’agenda di ciascuna persona. Ciò ti permette di organizzare la riunione quando nessuno ha altri impegni.

Di seguito ti riporto un video (in lingua inglese) che ti mostra i passaggi appena indicati.

Come partecipare alle videoconferenze

All’ora stabilita giungerà alla casella di posta una e-mail con il link Partecipa alla riunione. Quando clicchi sul link ti porta nella pagina della Web App di Skype For Business. Di seguito ti riporto l’immagine della schermata di questa pagina.

Cliccando sull’icona dello schermo ti compare una tendina in cui puoi creare, in maniera condivisa, un file modificabile da tutti i partecipanti. Questo file deve essere caricato su OneDrive For Business, non puoi utilizzare un documento presente in locale.

La videoconferenza i vantaggi per le aziende: le conclusioni

La comunicazione e la condivisione di informazioni in maniera semplice e veloce non può mancare in azienda. A volte questo risulta difficile per colpa di diversi motivi come la distanza e la mancanza di tempo.

Skype for Business ti permette di creare videoconferenze ovunque ti trovi grazie alla sua portabilità su qualsiasi dispositivo e puoi controllare gli impegni delle persone coinvolte.

In questo post ti ho illustrato come si possono creare videoconferenze su Outlook. Ti ho mostrato la schermata di Skype in cui potrai effettuare diverse azioni tra cui aggiungere persone, gestire impostazioni come abilitare chat, disattivare l’audio, trasferire la chiamata su un altro dispositivo e molto altro ancora.