Come condividere il calendario di Outlook

Il calendario di Outlook è un degno sostituto dell’agenda cartacea. Con questo strumento puoi visualizzare gli impegni dei tuoi colleghi e fissare riunioni di lavoro compatibili con i loro orari.

In questo post ti spiego come condividere la tua agenda virtuale e renderla visibile agli altri partecipanti utilizzando il calendario di outlook.

La condivisione del calendario non si limita alle cartelle di Calendario predefinite nei profili Outlook. È possibile creare cartelle Calendario aggiuntive e scegliere quale di queste condividere.

Ad esempio, è possibile creare una cartella del calendario per uno specifico progetto e condividerla con i colleghi. Vediamo come.

Come condividere il calendario di outlook in un messaggio di posta elettronica

Per creare questa guida ho utilizzato la versione di Outlook 2013. Le istruzioni sono valide anche per la precedente versione Outlook 2010.

1. Apri il programma di posta elettronica. Clicca sulla voce di menù Calendario.
   
2. Nella colonna di sinistra seleziona il calendario che desideri condividere con un altro utente.
   
3. Seleziona la voce Invia il calendario tramite posta elettronica.
4. Nelle caselle Calendario e Intervallo di date seleziona il calendario e il periodo di tempo che desideri condividere.
   
5. Imposta le opzioni di condivisione desiderate e quindi clicca su OK.
6. Aggiungi l’utente a cui inviare il messaggio, digita il messaggio e quindi clicca Invia.

La persona a cui si invia il calendario visualizzerà un’anteprima degli appuntamenti nel messaggio come mostrato nell’immagine seguente.

Il destinatario, da questo momento, può visualizzare, inserire o modificare gli appuntamenti e le riunioni.

Come pianificare e condividere una riunione con il calendario di outlook

Se si vuole condividere solo un’appuntamento, senza condividere tutto il calendario puoi pianificare e condividere una riunione.

È possibile impostare un argomento, scegliere i partecipanti e specificare dove e quando avrà luogo la riunione. Le risposte alle convocazioni vengono visualizzate nella Posta in arrivo di Outlook.

1. Apri il programma di posta Microsoft Outlook. Posizionati nella scheda Posta elettronica. Clicca sulla voce Nuovi elementi e seleziona Riunione.
2. Aggiungi i partecipanti inserendo l’indirizzo email. Specifica l’argomento della riunione nella casella Oggetto e il luogo della riunione.
3. Specifica il giorno e l’ora di inizio e di fine riunione selezionando orari specifici o l’opzione Giornata intera.
4. Nella finestra di messaggio della convocazione digita le informazioni da condividere con i destinatari. Puoi inserire un file cliccando sulla voce Inserisci e poi Allega file.
5. Clicca sul tasto Invia per condividere il tuo appuntamento con i partecipanti.

I destinatari riceveranno un avviso della pianificazione della riunione come mostrato nell’immagine seguente.

L’evento verrà salvato nel calendario di Outlook dei destinatari.

Modifica le autorizzazioni di condivisione del calendario di outlook

È possibile modificare le autorizzazioni impostate per un calendario o interrompere la condivisione del calendario. Per farlo clicca con il pulsante destro del mouse sul nome del calendario in I miei calendari. Vediamo i passi da seguire.

1. Apri il programma di posta elettronica Outlook. Seleziona la voce Calendario.
2. In I miei calendari clicca con il pulsante destro del mouse sul calendario di cui si vogliono aggiornare le impostazioni di condivisione e seleziona la voce Autorizzazioni calendario.
   
3. Seleziona la persona in cui si vogliono cambiare le autorizzazioni, quindi scegli un nuovo livello di autorizzazioni.
4. Seleziona la voce Rimuovi  se vuoi invece interrompere la condivisione del calendario. Quando si rimuove una persona dall’elenco di persone con cui è stato condiviso il calendario, l’indirizzo del calendario inviato a questo utente smette di funzionare. Se l’utente è interno all’organizzazione, il calendario verrà rimosso dal suo elenco di calendari.

Come condividere il calendario di Outlook: le conclusioni

Riunire l’intero team può essere difficoltoso se i vari membri consultano diversi calendari. Se si dispone di un account in Outlook, è possibile condividere il proprio calendario di Outlook.

In questo post ti ho spiegato come condividere i tuoi appuntamenti utilizzando la condivisione dell’intero calendario o la pianificazione di una riunione.