Smart Working lavorare da qualsiasi luogo in totale sicurezza

La rivoluzione digitale ha influito negli anni sullo stile di vita in azienda, permettendo a molti di lavorare fuori sede. Nasce così lo “smart working” (lavoro agile) dove dati e applicazioni aziendali sono portati all’esterno dell’azienda, in modo da consentirne l’utilizzo al personale addetto. Impiegati, quadri e dirigenti possono dedicare il proprio orario di lavoro in mobilità, all’esterno della loro sede.

Tutto questo però espone le aziende a nuovi rischi sul fronte della sicurezza dei dati. Come deve cambiare l’approccio alla sicurezza alla luce di questi importanti cambiamenti? Quali strumenti sono sicuri da utilizzare? In questo post ti mostro gli strumenti utili ad agevolare i processi e le soluzioni per difendersi dagli attacchi informatici.

Lo smart working implica un nuovo modello di organizzazione del lavoro, in cui sono fondamentali tre elementi:

• Le risorse umane: il personale deve essere pronto a rivedere il proprio ruolo in un’ottica di flessibilità e deve essere disponibile a creare maggiori sinergie con il management;
• La tecnologia: le modalità di lavoro sono “agili” e tecnologicamente avanzate. L’accesso ai dati aziendali deve essere immediato e possibile da qualsiasi dispositivo, consentendo forme di lavoro più efficienti e personalizzate;
• Il monitoraggio costante: è indispensabile un’analisi dei risultati del lavoro per valutare l’efficienza del personale a seguito dell’introduzione del nuovo modello organizzativo del lavoro.

La sicurezza informatica nello Smart Working

Consentire in modo esteso l’accesso dall’esterno a reti e applicazioni aziendali apre al rischio di attacchi informatici e intrusioni fraudolente e mette in pericolo i dati sensibili, tanto più se consideriamo la molteplicità di dispositivi, anche personali, che il lavoratore può utilizzare. I fattori di rischio che possono entrare in gioco sono:

• lavorare con browser non aggiornati e insicuri;
• utilizzare una connettività wi-fi non protetta;
• utilizzare dispositivi contenenti minacce come virus e malware;
• utilizzare programmi obsoleti e non aggiornati;

Come barriera anti-intrusione, prevarranno politiche di autenticazione degli accessi per garantire l’identità degli utenti che si collegano alla rete aziendale. Qui di seguito ti propongo alcune soluzioni per prevenire e ridurre gli attacchi informatici.

Smart Working: la sicurezza della posta elettronica

La posta elettronica è il principale mezzo di comunicazione dello smart working. Ti consiglio di proteggere la tua casella con programmi che hanno al loro interno la funzione automatica del backup dei dati. Anche le funzioni di antivirus e antispam dovrebbero essere inclusi. Per mantenere al sicuro la tua email ti consiglio di utilizzare il servizio di posta elettronica Microsoft® Exchange Online che contribuisce a proteggere le tue informazioni con funzionalità avanzate.

Per approfondire l’argomento ti consiglio di leggere l’articolo su “come creare una password sicura“.

Smart Working: il piano di Business Continuity

Le conseguenze di attacchi informatici sono sia interne sia esterne e possono avere impatti notevoli sul business. Con il termine Business Continuity si intende la capacità dell’individuo di continuare ad esercitare il proprio lavoro a fronte di eventi avversi. Il processo di Business Continuity è ciclico e comporta:

1. l’individuazione e la stima dei potenziali rischi per l’attività aziendale;
2. individuazione e la messa in opera delle soluzioni di risposta che garantiscono la continuità operativa o il celere ripristino delle condizioni ottimali di lavoro.

Smart Working: gli strumenti di lavoro

Lo smart working implica un nuovo modello di organizzazione del lavoro, in cui la tecnologia ricopre un ruolo fondamentale. La virtualizzazione del desktop e i nuovi strumenti permettono di ridurre le distanze tra le persone, facendo sentire l’utente coinvolto dalle dinamiche aziendali, sia lavorative che relazionali.

La scelta della soluzione più adatta ad una determinata realtà permette di gestire con semplicità e avere sotto controllo l’operato digitale. Possiamo trovare diverse soluzioni che vengono in aiuto nella gestione del lavoro digitale. Qui di seguito ti propongo le soluzioni utili per gestire il tuo lavoro da qualsiasi luogo o dispositivo.

Software documentale per digitalizzare i documenti e ottimizzare i processi

Un software documentale rende digitali, gestisce, archivia, condivide e quindi rendere accessibili i documenti aziendali da qualsiasi luogo o dispositivo. Un software di gestione documentale permette quindi di:

• semplificare i processi di business;
• avere i documenti aziendali sempre disponibili;
• modificare e visualizzare le revisioni apportate al documento da altri utenti;
• recuperare versioni precedenti;
• modificare il documento offline e sincronizzare la nuova versione una volta on line;
• accedere agli allegati del documento e alle note;
• fare il check out dei documenti per bloccarli e impedirne la revisione;
• cercare i documenti online.

Il tutto con la garanzia che i documenti aziendali non vadano persi o modificati, perdendo informazioni importanti per l’azienda. L’immagine qui sotto è presa dal software ARXivar che utilizzo nel mio lavoro.

Gli strumenti di collaborazione

Per la gestione del tuo lavoro fuori sede ci sono applicazioni che permettono di creare, modificare e condividere documenti da qualsiasi dispositivo iOS, Android o Windows, con chiunque e in tempo reale. Ad esempio quelle del pacchetto Office dell’ultima versione che hanno inclusa anche la sincronizzazione dei dati.

Grazie al Cloud puoi creare e avere sotto controllo un documento sul computer e modificarlo tramite smartphone o tablet, senza preoccuparti di aggiornare i vari dispositivi. Molto valide sono anche le altre applicazioni dello store di Windows.

Smart working: le videoconferenze

Con un software per le videoconferenze ti sarà facile partecipare a riunioni e mantenere i contatti online ovunque ti trovi e con il dispositivo più adatto. Quando sei in viaggio oppure presso un cliente o un fornitore, le riunioni video possono essere la soluzione più rapida e semplice per partecipare alle riunioni.

Uno strumento utile per gestire le tue conferenze fuori sede è Skype for Business. Permette di creare videoconferenze ovunque ti trovi grazie alla sua portabilità su qualsiasi dispositivo e puoi controllare gli impegni delle persone coinvolte.

Smart Working soluzioni e sicurezza informatica: le conclusioni

Lo smart working si presenta come un nuovo approccio all’organizzazione aziendale dove le tecnologie digitali giocano un ruolo decisivo. In questo post ti ho mostrato quali strumenti possono esserti di aiuto per organizzare il lavoro fuori sede e come puoi garantirne la continuità prevenendo gli attacchi informatici.