Tell Me e Smart Lookup i nuovi assistenti di Microsoft Office 2016

È ormai risaputo che nelle nuove versioni di Microsoft Office i menù per la scelta delle operazioni diventano una giungla sempre più fitta, ma la nuova suite del 2016 ha pensato a noi. Ha implementato due funzioni che limitano il tempo di ricerca: Tell Me e Smart Look Up. In questo post ti spiegherò con brevi passi come utilizzarli al meglio.

Breve storia sugli assistenti di Microsoft Office

I veterani di Office, ovvero le generazioni che hanno preceduto gli anni 2000, non possono non ricordare il simpatico assistente della versione Office 97, di nome Clippit, poi diventato Clippy. La caratteristica dell’ aiutante era di “leggere il pensiero” dell’utente suggerendogli, in modo a volte invadente, delle soluzioni adeguate e consigli.

Nelle versioni fino al 2007 sono stati implementati diversi personaggi: il robot, la palla, Einstein, madre natura, il cane, il, gatto, il logo di Microsoft a forma di puzzle e molti altri.

Clippy, anche se da molti non era apprezzato, è ormai entrato nella storia. Dopo il 2007 non è stato più implementato alcun assistente per la ricerca dei comandi.

Oggi, dopo 9 anni, con la nuova versione di Microsoft Office 2016, il fantasma sembra essere tornato sotto le sembianze di una inattiva e non invasiva casella di testo, chiamata “Tell Me”, dimmi cosa vuoi fare.

Tell Me: maggiore produttività con la ricerca rapida

Tell Me è una casella di testo in cui “spieghi con parole tue” che cosa vuoi fare e ti risponde con un elenco di potenziali comandi corrispondenti.

È una funzione veloce, conveniente ed efficiente. Ti permette di aumentare la produttività semplificando le operazioni e riducendo il tempo della ricerca dei comandi. Questo è possibile grazie a:

• un linguaggio intuitivo che ti permette di indicare una parola chiave senza aver bisogno del nome del comando specifica. Per esempio, se vuoi inserire un’immagine scrivendo “immagine”, ti fornisce i comandi che riguardano la parola indicata;
• una tecnica chiamata “word-wheeling” che ti evita di inserire tutta la parola perché ti mostra i risultati non appena inizi a digitare;
• una cronologia dei comandi che ti mostra le ultime ricerche fatte senza digitare alcuna parola;
• un comando rapido (Ctrl + ‘ apostrofo) che ti permette di raggiungere la barra del Tell Me ovunque ti trovi nel documento senza perdere il punto in cui sei arrivato.

Come utilizzare la funzione Tell Me

Ti spiego come usarlo con un esempio: vuoi inserire un’immagine ma non ti ricordi in quale menù è memorizzato, o non sai come fare.

Puoi seguire questi semplici passaggi:

1. clicca nella casella di testo “Tell Me”, la trovi affianco al menù Visualizza;
2. scrivi una parola chiave del comando che devi eseguire, come “inserisci immagine”;
3. clicca nel menù a tendina il comando scelto. Se selezioni “inserisci immagine”, ti apre la tipica finestra di scelta.

Smart Lookup: assistente di ricerca personale

Smart Lookup è un nuovo assistente che ti aiuta nella ricerca di parole, di informazioni aggiuntive o nella verifica di espressioni.

Dal tuo documento in uso, con questa funzione, puoi cercare su Bing il testo evidenziato senza aprire una pagina Internet ed eseguire una ricerca manuale.

Come risultato della ricerca puoi trovare elementi contestualmente rilevanti tra cui immagini, pagine web, descrizioni di Wikipedia e molto altro.

Come utilizzare la funzione Smart Lookup

Abilitare la funzione Smart Lookup è molto semplice. Ci sono vari modi per utilizzarla ma tutti terminano con la stessa interfaccia.

Di seguito ti mostro le varie tecniche.

• Il menù tradizionale di Office. Apri il tuo documento, seleziona il testo che devi cercare, vai sul menù Revisione e clicca sulla voce “Ricerca intelligente”.

• Un click destro sul testo evidenziato. Seleziona il testo, click destro e nelle voci scegli “Ricerca Intelligente.

• L’utilizzo della funzione Tell Me. Scrivi nella casella di testo la parola e poi seleziona l’opzione che dice “Ricerca intelligente di…”.

In tutte tre le tecniche al click del campo Ricerca intelligente (o Smart Lookup) si aprirà un pannello chiamato “Approfondimenti” sul lato destro della finestra di Office.

La prima volta che utilizzi questa funzione comparirà un avviso sulla privacy.

Un volta accettato, potrai visualizzare queste due finestre:

• Esplora, ti fornisce tutti i contenuti che può trovare riguardanti il testo evidenziato tra cui pagine web e immagini. Se hai bisogno di più informazioni, basta cliccare sul link del pannello, che ti porta alla pagina web.
• Definisci, ti riporta una descrizione della parola o traduzione a mo’ di dizionario.

Tell Me e Smart Lookup i nuovi assistenti di Microsoft Office 2016: le conclusioni

Con la nuova suite Microsoft Office 2016 non è mai stato così semplice e veloce modificare i documenti. In questo post ti ho spiegato come utilizzare al meglio le due nuove funzioni: Tell me, ti permette di fare una ricerca rapida all’interno dell’archivio dei comandi della suite e Smart Lookup, che tramite una connessione ad Internet, ricerca tutte le informazioni riguardanti il testo selezionato.

Se sei interessato ad altre novità implementate nella nuova versione di Microsoft Office ti consiglio di leggere Office 2016 le principali funzioni che migliorano la tua produttività.